Gestiรณn de la cartera de TI: cรณmo optimizar los activos tecnolรณgicos para generar valor empresarial
En el รกmbito financiero, la gestiรณn de carteras consiste en seleccionar estratรฉgicamente un conjunto de inversiones alineadas con los objetivos financieros y la tolerancia al riesgo del inversor. Este mismo enfoque puede aplicarse a la cartera de sistemas de TI, con una salvedad clave: ademรกs del rendimiento financiero, la funciรณn de TI debe evaluar cada activo tambiรฉn desde el punto de vista de su rendimiento operativo.
La TI actual combina sistemas heredados, plataformas en la nube y tecnologรญas emergentes o de vanguardia, como la inteligencia artificial (IA). Cada una de estas categorรญas incluye activos crรญticos para la misiรณn, pero no todos los sistemas aportan el mismo valor empresarial, financiero o de mitigaciรณn de riesgos. ยฟCรณmo pueden los CIO optimizar el rendimiento global de su cartera tecnolรณgica?
A continuaciรณn, se exponen cinco criterios de evaluaciรณn para maximizar el valor de la cartera de TI.
Activos crรญticos
Los sistemas mรกs crรญticos para el funcionamiento diario del negocio constituyen una categorรญa en sรญ mismos. Pueden ser visibles o estar ocultos en lo mรกs profundo de la pila tecnolรณgica, pero todos los activos deben evaluarse en funciรณn de su grado de criticidad.
Por ejemplo, una soluciรณn ERP puede ser un sistema imprescindible 24ร7 porque interactรบa con una cadena de suministro global y soporta gran parte del negocio de la empresa. En cambio, una aplicaciรณn de recursos humanos o un sistema de analรญtica de marketing probablemente podrรญan permanecer inactivos durante un dรญa si el personal dispone de soluciones alternativas.
Este mismo anรกlisis debe aplicarse a servidores, redes y sistemas de almacenamiento. ยฟQuรฉ recursos son absolutamente imprescindibles y de cuรกles se podrรญa prescindir, aunque sรณlo sea de forma temporal?
A medida que el departamento de TI identifica estos activos crรญticos, conviene revisar esta clasificaciรณn con los usuarios finales y la direcciรณn para asegurar un consenso real.
Utilizaciรณn de los activos
Segรบn Zylo, proveedor especializado en la gestiรณn de inventario, licencias y renovaciones de SaaS, โel 53% de las licencias de SaaS no se utilizan o estรกn infrautilizadas de media, por lo que identificar el software inactivo deberรญa ser una prioridadโ. Este problema del โsoftware sin usarโ no se limita al SaaS: tambiรฉn aparece en sistemas antiguos y modernos infrautilizados, servidores y discos obsoletos, o tecnologรญas de red que no se utilizan, pero por las que se sigue pagando.
En muchos casos, este fenรณmeno se debe a que el departamento de TI estรก tan centrado en proyectos que no dispone de tiempo para revisar inventarios y niveles de obsolescencia. Como resultado, productos antiguos permanecen en catรกlogo y se renuevan automรกticamente.
Si se quiere maximizar el rendimiento y la rentabilidad de la cartera de TI, este problema debe abordarse de forma sistemรกtica. Cuando el propio departamento no puede dedicar tiempo suficiente, puede recurrirse a consultores externos que realicen una evaluaciรณn de uso de activos para identificar aquellos que nunca se utilizan o lo hacen de forma marginal, para reutilizarlos o retirarlos.
Riesgo de los activos
El objetivo de una cartera de TI es reunir activos relevantes hoy y que sigan siรฉndolo maรฑana. Por ello, es imprescindible evaluar el riesgo asociado a cada recurso tecnolรณgico.
ยฟExiste riesgo de que el proveedor retire el producto o lo deje obsoleto? ยฟEs estable el propio proveedor? ยฟDispone el departamento de TI del talento necesario para seguir operando determinados sistemas, independientemente de su calidad, como aplicaciones heredadas personalizadas escritas en COBOL o Assembler? ยฟSe estรก encareciendo en exceso el funcionamiento de un sistema o de un hardware concreto? ยฟExiste una hoja de ruta clara para integrar los sistemas actuales con las tecnologรญas que llegarรกn en el futuro?
Cuando un activo se considera de riesgo, deben definirse estrategias para sacarlo de esa situaciรณn o planificar su sustituciรณn.
Valor de la propiedad intelectual
Conozco a un CIO del sector hotelero que presume de que su sistema de reservas y el mainframe en el que se ejecuta no han fallado en 30 aรฑos. Atribuye gran parte de ese รฉxito al cรณdigo personalizado y al sistema operativo especializado que utiliza la compaรฑรญa, y tanto รฉl como su comitรฉ de direcciรณn lo consideran una ventaja competitiva frente a sus rivales.
No es un caso aislado. Muchas organizaciones operan con su propia โreceta secreta de TIโ, que impulsa directamente el negocio. Esta receta puede ser un sistema heredado o un algoritmo de IA. Activos de este tipo, que constituyen autรฉntica propiedad intelectual tecnolรณgica, son un argumento sรณlido para su conservaciรณn dentro de la cartera.
TCO y ROI de los activos
ยฟRinden al mรกximo de su potencial todos los activos tecnolรณgicos? Al igual que ocurre con las inversiones financieras, las tecnologรญas deben demostrar que siguen generando un valor medible y sostenible. Los dos principales indicadores son el coste total de propiedad (TCO) y el retorno de la inversiรณn (ROI).
El TCO mide el valor de un activo a lo largo de su vida รบtil. Por ejemplo, unos servidores adquiridos para el centro de datos pudieron resultar rentables hace cuatro aรฑos, pero hoy ese mismo centro puede albergar racks obsoletos con tecnologรญa anticuada, cuando resulta mรกs eficiente trasladar la carga de trabajo a la nube.
El ROI, por su parte, se utiliza sobre todo al adquirir nueva tecnologรญa. Se definen mรฉtricas para determinar cuรกndo se recuperarรก la inversiรณn inicial. Una vez alcanzado el punto de equilibrio, se sigue monitorizando para comprobar cรณmo se materializa la rentabilidad o el ahorro esperado. Sin embargo, no todas las inversiones salen segรบn lo previsto: el caso de negocio puede cambiar o surgir complicaciones imprevistas que conviertan una inversiรณn prometedora en una carga.
Tanto en tรฉrminos de TCO como de ROI, la cartera de TI debe gestionarse de forma activa para eliminar activos que ya no aportan valor o que generan pรฉrdidas.
En resumen
La gestiรณn de la cartera de TI es una funciรณn esencial y continua del CIO, pero con demasiada frecuencia se aborda de forma reactiva: se sustituye un sistema cuando los usuarios lo reclaman o se retira un servidor cuando deja de funcionar.
Tampoco ayudan el CEO, el CFO y otros interlocutores clave durante la elaboraciรณn del presupuesto tecnolรณgico. Aunque suelen interesarse por el plazo de amortizaciรณn de una nueva inversiรณn, rara vez preguntan por la visiรณn global de la cartera de TI: cรณmo estรกn funcionando los activos en conjunto y quรฉ sistemas deberรกn sustituirse para mantener o incrementar el valor para la empresa.
Para mejorar su gestiรณn tecnolรณgica, los CIO deberรญan aprovechar el potencial de la gestiรณn de carteras. Esto implica crear una cartera formal de activos de TI y revisarla periรณdicamente con las รกreas del negocio que tienen influencia directa en los presupuestos.
Este enfoque conecta especialmente bien con el director financiero y el director general, acostumbrados a trabajar con carteras financieras y de riesgo. Una mayor visibilidad de la cartera tecnolรณgica tambiรฉn facilita al CIO presentar nuevas recomendaciones, justificar sustituciones o actualizaciones y obtener aprobaciones cuando sea necesario.
