필자가 ERP 현대화 프로젝트를 이끌고 IT 및 비즈니스 임원들과 협력해 온 경험을 돌이켜보면, 성공을 결정짓는 요인은 기술 그 자체가 아니라 사고방식과 아키텍처였다. 가트너는 “2027년까지 새롭게 구축된 ERP 프로젝트의 70% 이상이 초기 비즈니스 케이스 목표를 온전히 달성하지 못할 것”이라고 전망하기도 했다. 이제 ERP 성공은 근본적으로 다른 아키텍처를 요구하고 있다.

수십 년 동안 ERP는 재무, 공급망, 제조, HR 등 기업 운영의 중심에 자리해 왔다. 통합과 통제를 약속했던 이 시스템은 지금 유연성을 억누르고 혁신 속도를 늦추며 기술 부채를 쌓는 구조로 변질되고 있다.

여러 ERP 프로그램을 지켜본 경험에 따르면 문제는 ERP 자체가 아니라 ERP를 대하는 우리의 관점에 있다. 많은 기업이 ERP를 단순한 기록 시스템으로 취급하며, 그 너머에 있는 더 큰 기회를 놓치고 있다.

다가올 비즈니스 민첩성의 시대는 ERP를 모듈형, 데이터 중심, 클라우드 네이티브, AI 기반의 조립형 플랫폼으로 재정의하는 기업이 주도하게 될 것이다. 필자가 함께해 온 여러 조직에서도 기술 리더들은 현대화 여부를 두고 논쟁하지 않는다. 오히려 ‘사업을 멈추지 않고 어떻게 실행할 것인가’가 핵심 과제가 되고 있다.

포브스의 한 칼럼에서는 이러한 변화를 두고 “전 세계 기업의 75%가 유연성과 확장성을 확보하기 위해 기존 단일형 ERP를 모듈형 솔루션으로 대체하기 시작할 것”이라고 표현했다. 이는 ERP가 레거시 단일 제품에서 적응형·혁신 중심 플랫폼으로 진화하고 있음을 보여준다.

이 흐름을 수용한 기업은 ERP를 혁신의 촉매로 만들 수 있다. 반대로 전환에 실패한 기업은 핵심 시스템이 가장 큰 병목으로 남은 채 뒤처질 위험을 안게 된다.

단일형에서 모듈형 백본으로의 전환

1990~2000년대 ERP는 단일 벤더, 단일 코드베이스, 그리고 기업 전 영역을 아우르는 초대형 구축 프로젝트를 의미했다. 기업들은 모든 프로세스의 세부적인 요구사항을 맞추기 위해 수백만 달러를 투입해 소프트웨어를 커스터마이징했다.

클라우드 시대가 도래하면서 다음 장이 열렸다. SAP, 오라클, 마이크로소프트(MS), 인포 등은 포트폴리오를 SaaS 중심으로 전환했고, 업종 특화 모듈형 ERP 플랫폼을 앞세운 스타트업들도 잇따라 등장했다. API와 서비스 개념이 확산되면서 비즈니스 변화에 맞춰 진화하는 ERP가 가능하다는 기대가 본격적으로 자리 잡았다.

필자가 참여한 한 전환 프로젝트에서는 ERP를 단일 구현체로 취급하던 관점을 내려놓은 순간 변화가 시작됐다. 기능을 모듈 단위로 분해해 비즈니스 팀이 직접 소유하고 독립적으로 발전시킬 수 있도록 구조를 재설계한 것이 결정적인 전환점이었다.

그러나 많은 기업에서 이러한 가능성은 완전히 실현되지 못했다. 이제 문제는 기술이 아니라 사고방식이다. 여전히 상당수 조직이 ERP를 성장하고 적응해야 하는 ‘살아 있는 플랫폼’이 아니라, 한번 설치하면 끝나는 ‘완료된 시스템’으로 바라보고 있다.

기존 사고방식이 초래하는 비용

레거시 ERP 관점으로는 오늘날 변화 속도를 따라갈 수 없다. 그 결과 혁신은 늦어지고, 데이터는 파편화되며, IT 조직은 끊임없이 뒤처진 상태를 만회하느라 소모전을 반복하게 된다. 기업은 비즈니스 변화만큼 빠르게 움직일 수 있는 아키텍처를 필요로 하고 있다.

린IX는 가트너 분석을 인용해 “조립형 IT 접근법을 채택한 조직은 새로운 기능 구현 속도가 80% 빨라진다. 특히 가트너가 정의한 조립형 ERP 플랫폼을 적용할 때 이 효과가 두드러진다”라고 설명했다. 모듈형 ERP와 전통적인 단일형 ERP 사이의 뚜렷한 성능 격차를 보여준다는 의미이기도 하다.

필자가 실제 프로젝트에서 확인한 레거시 ERP 사고방식의 비용은 다음과 같다.

• 유연성 부족: 비즈니스 모델은 소프트웨어 주기보다 빠르게 변하며, 전통적 ERP는 그 속도를 따라가지 못한다.
• 과도한 커스터마이징: 수년간 축적된 맞춤형 코드는 업그레이드를 위험하고 비용 높은 작업으로 만든다.
• 데이터 파편화: 여러 ERP 인스턴스와 분리된 모듈은 데이터 일관성을 깨고 분석 신뢰도를 떨어뜨린다.
• 사용자 불만: 노후화된 인터페이스는 우회 작업을 부르고 사용자 참여를 떨어뜨린다.
• 높은 TCO: 유지보수와 업그레이드에 예산이 잠식되면서 혁신 투자 여력이 사라진다.

---

조립형 ERP의 등장

새롭게 부상하는 조립형 ERP 모델은 이러한 단일형 구조를 해체한다. 가트너는 이를 “모듈형 구성 요소를 기반으로 API로 연결되고 데이터 패브릭으로 통합되는 아키텍처”라고 정의한다.

SAP에 인수된 아키텍처 관리 도구 기업 린IX(LeanIX)는 “모듈형·상호운용 구성요소로 구축된 조립형 ERP는 단일형 제품군에 의존하지 않고 필요한 기능을 조립하듯 구성해 변화에 빠르게 대응할 수 있다”고 설명한다. 이는 정적인 ERP에서 동적이고 적응적인 비즈니스 플랫폼으로의 전환을 보여준다.

맞춤 개발과 패키지형 ERP 양쪽을 경험한 필자로서는 조립형 접근의 진정한 힘이 단순한 ‘통합’이 아니라 ‘조립 속도’에 있다는 점을 확인해 왔다. ERP를 단일 제품군이 아니라 기업 운영을 가능하게 하는 기반 시스템으로 바라보는 관점이 중요하다. 재무, 공급망, 제조, HR 같은 핵심 프로세스는 기반으로 두고, AI 예측, 고객 분석, 지속가능성 추적 같은 모듈형 기능은 비즈니스 변화에 따라 동적으로 연결할 수 있다.

이 접근 방식은 기업에 다음과 같은 이점을 제공한다.

• 서로 다른 벤더 또는 내부 개발팀의 모듈을 조합
• 불안정한 커스터마이징 대신 표준 API 기반의 클라우드 앱 통합
• 자동화·인사이트·예측 의사결정에 AI 활용
• 역할 기반(persona-based) 경험 제공

페르소나: 조립형 ERP가 드러내는 ‘사용자 중심’의 얼굴

전통적인 ERP는 모든 사용자를 동일하게 취급해 하나의 인터페이스에 수백 개 메뉴와 끝없는 입력 화면을 쌓아 올렸다. 조립형 ERP는 이를 뒤집어 각 역할이 실제로 수행해야 하는 업무를 중심으로 설계된 ‘페르소나 기반 디자인’을 적용한다.

• CFO는 AI 기반 시나리오 모델링을 통해 조직 전반의 재무 건전성을 실시간으로 확인한다.
• 공급망 리더는 실시간 수요 신호, 공급업체 성과, 지속가능성 지표를 모니터링한다.
• 공장 관리자는 IoT 기반 설비 상황, 예지정비 정보, 생산 KPI를 추적한다.
• 영업 및 서비스 팀은 시스템을 이동할 필요 없이 운영 데이터를 끊김 없이 활용한다.

필자의 경험상 ERP가 범용 트랜잭션이 아니라 실제 사용자 페르소나 중심으로 설계될 때 도입 효과가 높아지고 의사결정 속도도 빨라졌다.

---

도전과 함정

이 문제들은 이론적 논의가 아니라 IT와 비즈니스 조직이 매일 마주하는 실제 과제들이다.

• 데이터 거버넌스: 통합된 데이터 전략이 없으면 모듈성은 곧 혼란으로 이어진다.
• 통합 복잡성: API는 버전 관리, 인증, 의미 체계 정렬 등 엄격한 규율이 필요하다.
• 벤더 종속: 개방형 플랫폼이라도 미묘한 의존성이 생길 수 있다.
• 변화 관리: 직원은 기존 습관을 버리고 새로운 방식을 익히기 위한 지원과 교육이 필요하다.
• 보안: 시스템 간 연결이 확대될수록 공격 표면도 넓어진다. 제로트러스트 전략은 필수다.

진정한 성공은 기술적 통찰과 조직에 대한 공감 능력을 균형 있게 갖춘 리더십에서 나온다.

---

CIO의 새로운 플레이북

수년간 ERP 프로젝트를 수행하고 비즈니스·IT 조직과 협업해 온 경험을 돌아보면, ERP 성공을 가로막는 가장 큰 장애물은 ERP를 끊임없이 진화하는 혁신 플랫폼이 아니라 ‘완성된 시스템’으로 믿는 고정관념이었다.

이 변화는 도구의 문제가 아니라, ERP가 비즈니스 안에서 수행해야 할 역할을 재정의하는 문제다. 맥킨지는 “ERP 코어의 현대화는 단순한 기술 업그레이드가 아니라 기업 전반의 새로운 역량을 가능하게 하는 비즈니스 변혁”이라고 설명한다. 특히 현대화를 이끄는 CIO라면 완전히 새로운 플레이북이 필요하다는 의미다.

1. 소프트웨어가 아닌 비즈니스 아키텍처에서 출발한다. 기업이 어떻게 운영되길 원하는지 정의한 뒤, 그 구조에 맞춰 ERP 역량을 설계한다.
2. 통합 데이터 패브릭을 구축한다. 조립형 ERP의 성패는 일관되고 품질 높은 데이터에 달려 있다.
3. 모듈형 사고를 점진적으로 적용한다. 소규모 파일럿으로 가치를 입증한 후 확장한다.
4. 퓨전팀을 강화한다. IT·운영·비즈니스 전문가를 하나의 애자일 팀으로 묶어 빠르게 솔루션을 조합한다.
5. 성공 기준을 ‘오픈일’이 아니라 결과로 측정한다. 목표는 단일 런치가 아니라 민첩성과 회복탄력성이다.
6. 벤더에 개방성을 요구한다. 공개 API와 진정한 상호운용성을 확보하고, 독점적 클라우드 라벨에 의존하지 않는다.

오라클은 이러한 필요성을 강조하며 “기업은 변화에 적응할 수 있는 조립형 애플리케이션 포트폴리오로 이동해야 하며, 이는 재조립·확장이 가능한 구조여야 한다”라고 설명했다. 이는 ERP 선택 기준에서 유연성이 핵심 요소가 돼야 함을 의미한다.

ERP를 혁신 플랫폼으로 재정의해야 한다. 로우코드 워크플로우, 분석, AI 기반 보조 도구 등 새로운 방식을 실험하는 문화를 장려해야 한다.

---

ERP가 ‘보이지 않게’ 되는 때

몇 년 후에는 ERP라는 용어조차 사용하지 않을 가능성이 크다. CRM이 고객 경험 플랫폼으로 확장됐듯, ERP도 기업의 보이지 않는 디지털 백본으로 자연스럽게 녹아들 것이다.

필자는 ERP가 온프레미스에서 클라우드, 그리고 AI 기반 플랫폼으로 진화하는 과정을 지켜봤다. 가까운 미래에는 AI가 트랜잭션과 워크플로우를 백엔드에서 처리하고, 직원들은 대화형 인터페이스와 내장 분석 기능을 통해 결과만 요청하게 될 것이다. 시스템에 로그인하는 대신 원하는 업무 결과를 말하면, 조립형 ERP 패브릭이 이를 수행하는 데 필요한 모든 단계를 동적으로 조율하는 방식이다.

이 미래는 지금 ERP를 재정의하는 기업이 차지하게 된다. 이는 단순한 업그레이드 주기가 아니라 기업 운영 방식을 다시 설계하는 과정이다.

---

기록 중심에서 가치 창출 중심으로

ERP는 한때 재고 관리, 마감 처리, 프로세스 통제 등 효율성 중심의 시스템이었다. 오늘날 ERP는 회복탄력성과 혁신을 견인하는 구조로 변화하고 있다. 필자는 여러 ERP 프로그램을 경험하며, CIO의 진짜 과제는 단순히 시스템을 유지하는 것이 아니라 기업 운영 방식 자체에 ‘민첩성’을 구조적으로 설계하는 일이라는 점을 확인해 왔다.

클라우드·AI·사람 중심 설계를 기반으로 하는 조립형 ERP는 이러한 전환을 위한 청사진이다. ERP를 기록 시스템에서 혁신 시스템으로 바꾸며, 시장 변화 속도에 맞게 끊임없이 진화할 수 있도록 만든다.

기회는 분명하다. 지금 변화를 주도할 것인가, 아니면 어제의 아키텍처에 머무른 채 내일의 기업을 만들어가는 이들을 바라볼 것인가. 함께 생각해 볼 질문이다.
dl-ciokorea@foundryco.com

---

---

In my experience leading ERP modernization projects and collaborating with IT and business executives, I’ve learned that technology alone rarely determines success, but mindset and architecture do. Gartner reports, “By 2027, more than 70% of recently implemented ERP initiatives will fail to fully meet their original business case goals.” ERP success now requires a fundamentally different architecture.

For decades, ERP systems have been the core of enterprise operations: managing finance, supply chain, manufacturing, HR and more. The same systems that once promised control and integration are now stifling flexibility, slowing innovation and piling up technical debt.

From what I’ve observed across multiple ERP programs, the problem isn’t ERP itself, but rather, it’s how we’ve come to think about it. Many organizations still treat ERP purely as a system of record, missing the broader opportunity in front of them.

The next era of business agility will be defined by ERP as a composable platform: modular, data-centric, cloud-native and powered by AI. In many of the organizations I’ve worked with, technology leaders aren’t debating whether to modernize the core. Instead, they’re focused on how to do it without stalling the business.

Forbes captures the shift succinctly: “it is anticipated that 75% of global businesses will begin replacing traditional monolithic ERP systems with modular solutions — driven by the need for enhanced flexibility and scalability in business operations.” This highlights ERP’s evolution from monolithic legacy suites to an adaptive, innovation-driven platform.

Those who embrace this shift will make ERP an enabler of innovation. Those who don’t will watch their core systems become their biggest bottleneck and stay held back.

From monoliths to modular backbones

In the 1990s and 2000s, ERP meant one vendor, one codebase and one massive implementation project touching every corner of the business. Companies spent millions customizing software to fit every process nuance.

I saw the next chapter unfold with the cloud era. Companies such as SAP, Oracle, Microsoft and Infor transitioned their portfolios to SaaS, while a wave of startups emerged with modular, industry-focused ERP platforms. APIs and services finally promised a system that could evolve with the business.

In one transformation I supported, our biggest turning point came when we stopped treating ERP as a single implementation. We began decomposing capabilities into modules that business teams could own and evolve independently.

But for many enterprises, that promise never fully materialized. The issue isn’t the technology anymore, but the mindset. In many organizations, ERP is still viewed as a finished installation rather than a living platform meant to grow and adapt.

The cost of the old mindset

Legacy ERP thinking simply can’t keep up with today’s pace of change. The result is slower innovation, fragmented data and IT teams locked in perpetual catch-up mode. Organizations need architectures that change as fast as the business does.

LeanIX, citing Gartner research, highlights the advantage: “Organizations that have adopted a composable approach to IT are 80% faster in new-feature implementation, particularly when using what Gartner defines as composable ERP platforms,” demonstrating the performance gap between modular ERP and traditional monolithic systems.

I’ve seen legacy ERP thinking carry a high price tag in real projects:

• Inflexibility: Business models evolve faster than software cycles. Traditional ERP can’t keep up.
• Over-customization: Years of bespoke code make upgrades risky and expensive.
• Data fragmentation: Multiple ERP instances and disconnected modules create inconsistent data and unreliable analytics.
• User frustration: Outdated interfaces drive workarounds and disengagement.
• High total cost of ownership: Maintenance and upgrades consume budgets that should fund innovation.

Enter the composable ERP

The emerging composable ERP model breaks this monolith apart. Gartner defines it as an architecture where enterprise applications are assembled from modular building blocks, connected through APIs and unified by a data fabric.

As LeanIX explains, “Composable ERP, built on modular and interoperable components, allows organizations to respond faster to change by assembling capabilities as needed rather than relying on a rigid, monolithic suite,” illustrating the transition from static ERP systems to a dynamic, adaptable business platform.

Having worked on both sides — custom development and packaged ERP — I’ve learned that the real power of composability lies in how easily teams can assemble, not just integrate, capabilities. Rather than seeing ERP as a single suite, think of it as the system that enables how an enterprise operates. The core processes — finance, supply chain, manufacturing, HR — are what make up the base. Modular features such as AI forecasting, customer analytics and sustainability tracking can plug in dynamically as the business evolves.

This approach enables organizations to:

• Mix and match modules from different vendors or in-house teams.
• Integrate best-of-breed cloud apps through standard APIs instead of brittle custom code.
• Leverage AI for automation, insights and predictive decisions.
• Deliver persona-based experiences tailored to each user’s role.

Personas: The human face of composable ERP

Traditional ERP treated every user the same, in which there would be one interface, hundreds of menus, endless forms. Composable ERP flips that script with persona-based design, built around what each role needs to accomplish.

• CFOs see real-time financial health across entities with AI-driven scenario modeling.
• Supply chain leaders monitor live demand signals, supplier performance and sustainability metrics.
• Plant managers track IoT-enabled equipment, predictive maintenance and production KPIs.
• Sales and service teams access operational data seamlessly without switching systems.

From my experience, when ERP is designed around real personas rather than generic transactions, adoption rises and decisions happen faster.

Challenges and pitfalls

These are not theoretical issues; they’re the practical challenges I see IT and business teams grappling with every day.

• Data governance: Without a unified data strategy, modularity turns to chaos.
• Integration complexity: APIs require discipline for versioning, authentication, semantic alignment.
• Vendor lock-in: Even open platforms can create subtle dependencies.
• Change management: Employees need support and training to unlearn old habits.
• Security: A more connected system means a larger attack surface. Zero-trust security is essential.

True success demands leadership that balances technical depth with organizational empathy.

The CIO’s new playbook

Through years of ERP work and collaboration between business and IT teams, I’ve realized that the biggest hurdle to ERP success is the belief that ERP is a fixed system instead of a constantly evolving platform for innovation.

This shift isn’t about tools, but rather it’s about redefining the ERP’s role in the business. McKinsey reinforces this reality, stating, “Modernizing the ERP core is not just a technology upgrade — it is a business transformation that enables new capabilities across the enterprise.” It’s a shift that calls for a fundamentally different playbook, especially for CIOs leading modernization efforts.

1. Start with the business architecture, not the software. Define how you want your enterprise to operate, then design ERP capabilities to fit.
2. Build a unified data fabric. A composable ERP lives or dies by consistent, high-quality data.
3. Adopt modular thinking incrementally. Start small by piloting a few modules, prove the value, then scale.
4. Empower fusion teams. Blend IT, operations and business experts into agile squads that compose solutions quickly.
5. Measure success by outcomes, not go-lives. The goal is agility and resilience and not a single launch date.
6. Push vendors for openness. Demand published APIs and true interoperability, not proprietary cloud labels.

Oracle reinforces this imperative: “Companies need to move toward a portfolio that is more adaptable to business change, with composable applications that can be assembled, reassembled and extended,” highlighting flexibility as a core selection criterion.

Reframe ERP as an innovation platform. Encourage experimentation with low-code workflows, analytics and AI copilots.

Looking ahead: When ERP becomes invisible

In a few years, we might not even use the term ERP. Like CRM’s evolution into customer experience platforms, ERP will fade into the background, becoming the invisible digital backbone of the enterprise.

I’ve watched ERP evolve from on-premises to cloud to AI-driven platforms. AI will soon handle transactions and workflows behind the scenes, while employees interact through conversational interfaces and embedded analytics. Instead of logging into systems, they’ll simply request outcomes — and the composable ERP fabric will dynamically orchestrate everything required to deliver them.

That future belongs to organizations rethinking ERP today. This isn’t just another upgrade cycle — it’s a redefinition of how enterprises operate.

From record-keeping to value creation

ERP was once about efficiency — tracking inventory, closing books, enforcing process discipline. Today, it’s about resilience and innovation. From my own journey across multiple ERP programs, I’ve seen that the CIO’s challenge isn’t just keeping systems running, but also architecting agility into how the enterprise operates.

Composable ERP, which is built on cloud, AI and human-centered design, is the blueprint. It turns ERP from a system of record into a system of innovation that evolves as fast as the market around it.

The opportunity is clear: Lead the transformation or risk maintaining yesterday’s architecture while others design tomorrow’s enterprise.

This article is published as part of the Foundry Expert Contributor Network.
Want to join?

As tech debt threatens to cripple many IT organizations, a huge number of CIOs have turned to third-party service providers to maintain or upgrade legacy software and systems, according to a new survey.

A full 95% of IT leaders are now using outside service providers to modernize legacy IT and reduce tech debt, according to a survey by MSP Ensono.

The push is in part due to the cost of legacy IT, with nearly half of those surveyed saying they paid more in the past year to maintain older IT systems than they had budgeted. More importantly, dealing with legacy applications and infrastructure is holding IT organizations back, as nearly nine in 10 IT leaders say legacy maintenance has hampered their AI modernization plans.

“Maintaining legacy systems is really slowing down modernization efforts,” says Tim Beerman, Ensono’s CTO. “It’s the typical innovator’s dilemma — they’re focusing on outdated systems and how to address them.”

In some cases, CIOs have turned to service providers to manage legacy systems, but in other cases, they have looked to outside IT teams to retire tech debt and modernize software and systems, Beerman says. One reason they’re turning to outside service providers is an aging employee base, with internal experts in legacy systems retiring and taking their knowledge with them, he adds.

“Not very many people are able to do it themselves,” Beerman says. “You have maturing workforces and people moving out of the workforce, and you need to go find expertise in areas where you can’t hire that talent.”

While the MSP model has been around for decades, the move to using it to manage tech debt appears to be a growing trend as organizations look to clear up budget and find time to deploy AI, he adds.

“If you look at the advent of lot of new technology, especially AI, that’s moving much faster, and clients are looking for help,” Beerman says. “On one side, you have this legacy problem that they need to manage and maintain, and then you have technology moving at a pace that it hasn’t moved in years.”

Outsourcing risk

Ryan Leirvik, CEO at cybersecurity services firm Neuvik, also sees a trend toward using service providers to manage legacy IT. He sees several advantages, including matching the right experts to legacy systems, but CIOs may also use MSPs to manage their risk, he says.

“Of the many advantages, one primary advantage often not mentioned is shifting the exploitation or service interruption risk to the vendor,” he adds. “In an environment where vulnerability discovery, patching, and overall maintenance is an ongoing and expensive effort, the risk of getting it wrong typically sits with the vendor in charge.”

The number of IT leaders in the survey who overspent their legacy IT maintenance budgets also doesn’t surprise Leirvik, a former chief of staff and associate director of cyber at the US Department of Defense.

Many organizations have a talent mismatch between the IT infrastructure they have and the one they need to move to, he says. In addition, the ongoing maintenance of legacy software and systems often costs more than anticipated, he adds.

“There’s this huge maintenance tail that we weren’t expecting because the initial price point was one cost and the maintenance is 1X,” Leirvik says.

To get out of the legacy maintenance trap, IT leaders need foresight and discipline to choose the right third-party provider, he adds. “Take the long-term view — make sure the five-year plan lines up with this particular vendor,” he says. “Do your goals as an organization match up with where they’re going to help you out?”

Paying twice

While some IT leaders have turned to third-party vendors to update legacy systems, a recently released report from ITSM and customer-service software vendor Freshworks raises questions about the efficiency of modernization efforts.

More than three-quarters of those surveyed by Freshworks say software implementations take longer than expected, with two-thirds of those projects exceeding expected budgets.

Third-party providers may not solve the problems, says Ashwin Ballal, Freshworks’ CIO.

“Legacy systems have become so complex that companies are increasingly turning to third-party vendors and consultants for help, but the problem is that, more often than not, organizations are trading one subpar legacy system for another,” he says. “Adding vendors and consultants often compounds the problem, bringing in new layers of complexity rather than resolving the old ones.”

The solution isn’t adding more vendors, but new technology that works out of the box, Ballal adds.

“In theory, third-party providers bring expertise and speed,” he says. “In practice, organizations often find themselves paying for things twice — once for complex technology, and then again for consultants to make it work.”

Third-party vendors unavoidable

Other IT leaders see some third-party support as nearly inevitable. Whether it’s updating old code, moving workloads to the cloud, adopting SaaS tools, or improving cybersecurity, most organizations now need outside assistance, says Adam Winston, field CTO and CISO at cybersecurity vendor WatchGuard Technologies.

A buildup of legacy systems, including outdated remote-access tools and VPNs, can crush organizations with tech debt, he adds. Many organizations haven’t yet fully modernized to the cloud or to SaaS tools, and they will turn to outside providers when the time comes, he says.

“Most companies don’t build and design and manage their own apps, and that’s where all that tech debt basically is sitting, and they are in some hybrid IT design,” he says. “They may be still sitting in an era dating back to co-location and on-premise, and that almost always includes legacy servers, legacy networks, legacy systems that aren’t really following a modern design or architecture.”

Winston advises IT leaders to create plans to retire outdated technology and to negotiate service contracts that lean on vendors to keep IT purchases as up to date as possible. Too many vendors are quick to drop support for older products when new ones come out, he suggests.

“If you’re not going to upgrade, do the math on that legacy support and say, ‘If we can’t upgrade that, how are we going to isolate it?’” he says. “‘What is our graveyard segmentation strategy to move the risk in the event that this can’t be upgraded?’ The vendor due diligence leaves a lot of this stuff on the table, and then people seem to get surprised.”

CIOs should avoid specializing in legacy IT, he adds. “If you can’t amortize the cost of the software or the build, promise yourself that every new application that’s coming into the system is going to use the latest component,” Winston says.

오늘날 기업의 업무 환경은 수많은 도구로 분산돼 있다. 문서, 스프레드시트, 회의록, 이메일 등 핵심 정보가 여러 앱에 흩어지면서 개인 업무와 협업 흐름은 점점 더 복잡해지고 있다. 최근에는 생성형 AI 도구가 대거 등장하며 챗봇형 질의응답이나 자동화 기능이 추가되고 있지만, 여전히 앱 간 단절과 데이터 파편화 문제는 해결되지 않고 있다. 여러 앱과 파일에 흩어진 정보를 하나의 워크스페이스에서 접근하고, 그 워크스페이스에서 AI가 자연스럽게 작동해야 생산성이 실질적으로 향상될 것이라는 주장이 힘을 얻는 이유다.

이는 단순한 편의의 문제가 아니라 AI 기술의 진화 방향과 맞닿아 있다. 초기의 생성형 AI는 문서 작성·요약 등 콘텐츠 생성에 머물렀고, 이후에는 조직 내부 지식을 검색·정리하는 검색형 AI가 등장했다. 최근 떠오르는 에이전틱 AI는 업무 맥락을 이해하고 스스로 행동하기 위해 다양한 출처의 정보를 동시에 참조해야 한다. 즉, ‘데이터가 어디에 있고 어떻게 연결돼 있는지’가 AI 생산성 혁신의 핵심 조건이 된 것이다.

이런 흐름 속에서 노션은 ITWorld와 CIO Korea가 주최한 ‘CIO Summit 2025 Korea’에 참석해 파편화된 업무 환경을 통합하고 단일 워크스페이스에서 AI를 효과적으로 활용할 수 있는 전략을 소개했다. 노션의 프로덕트 오퍼레이션 리드 리처드 강은 발표에서는 노션 AI(Notion AI)가 정보를 이해하고 정리하는 것을 넘어, 업무까지 수행하는 개인 맞춤형 에이전트가 기업 환경에서 어떻게 활용되고 있는지를 실제 데모를 통해 제시했다.

다양한 데이터 소스를 통합한 자동 보고서 생성

리처드 강에 따르면, 노션은 워크스페이스 안에 태스크와 프로젝트를 포함한 모든 지식을 통합하고 그 위에 AI 계층을 얹은 형태로 제공한다. 리처드 강은 “여러 앱을 오가며 정보를 찾아다니지 않아도 필요한 모든 컨텍스트가 한 공간에서 연결된다”라고 설명했다.

먼저 리처드 강은 리서치 모드(Research Mode)를 시연하며 노션 AI가 실제 업무에 어떻게 활용되고 있는지 보여줬다. 예를 들어 한 제품의 기능 활용 현황을 조사하는 프로젝트를 진행한다고 가정해 보자. 기존 방식에서는 설문 문항을 만들어 응답 데이터를 수집한 뒤 스프레드시트에 정리하고, 직접 이 데이터를 분석해 인사이트를 도출해야 한다. 시간이 많이 소요되는 반복적인 작업이다.

노션 AI을 활용하면 이런 작업 방식이 완전히 달라진다. 설문 조사 결과를 담은 CSV 파일을 첨부하고 “설문 데이터를 분석해서 보고서를 작성해 달라”라고 요청하면 노션 AI가 10만 행 이상의 CSV 파일을 즉시 분석해 노션 데이터베이스 형식으로 변환한다. 하나의 프롬프트만으로도 몇 초 만에 상당히 완성도 높은 초안을 얻을 수 있다.

하지만 CSV 데이터만을 분석한 보고서는 한계가 있다. 응답 숫자와 패턴은 빠르게 파악할 수 있지만, 실제 사용 경험에서 비롯한 다양한 맥락이 반영된 데이터는 아니기 때문이다. 슬랙 스레드와 채팅에서 동료들과 주고받은 의견, 온라인 커뮤니티에서 오가는 사용자 의견, 현장에서 고객의 목소리를 듣는 세일즈팀의 피드백까지 더하면 훨씬 더 폭넓고 입체적인 보고서를 만들 수 있다.

이를 위해 노션은 다양한 서드파티 앱과 연결할 수 있는 AI 커넥터 기능을 제공한다. 슬랙, 마이크로소프트, 세일즈포스, 팀즈 등 외부 도구에서 관련 내용을 불러와 분석에 활용할 수 있도록 설계됐다. 데모에서 리처드 강은 “이 슬랙 채널을 참고해 동료들의 피드백을 모아 달라”라고 요청했고, AI는 해당 메시지 스레드를 자동으로 검색해 필요한 내용을 보고서에 반영했다.

사용자 정보를 학습한 ‘똑똑한’ 자동화

리서치 모드는 데이터 수집·분석과 보고서 자동화를 크게 단축해주지만, 생성된 초안에는 여전히 보완해야 할 부분이 있었다. 작성자 고유의 말투나 표현 방식까지 그대로 반영하지 못한다는 점이다. AI가 정교한 분석을 수행했더라도 결과물이 ‘내가 쓴 것’처럼 들리지 않으면 업무에 바로 활용하기 어렵다.

노션은 이런 문제를 해결하기 위해 ‘지침 및 메모리(Instructions & Memories)’ 기능을 도입했다. 사용자는 자신이 선호하는 글쓰기 톤과 스타일을 지침으로 미리 설정할 수 있다. 예를 들어 “조금 더 캐주얼하고 친근한 톤으로” 혹은 “기존에 작성한 보고서 스타일을 기준으로 맞춰달라”라는 식의 요청이 가능하다.

지침 및 메모리 기능은 리서치 모드 결과물 품질을 높이는 데 중요한 역할을 하지만, 노션의 워크스페이스 환경에서는 그 이상의 의미를 갖는다. 노션 AI가 사용자를 이해하는 에이전트로 기능하는 기반이 되기 때문이다. 리처드 강은 “에이전트는 나에 대한 정보를 더 많이 알고 있다. 이름이 리처드라는 사실, 뉴욕에서 일하고 있다는 사실, 할 일 목록에 여러 작업이 쌓였다는 점을 기억한다. 이를 기반으로 업무 관리를 도와준다”라고 설명했다.

예를 들어, 바쁘게 업무를 하다 보면 중간중간 다른 팀과의 미팅 일정을 할 일 목록에 추가해야 하는 상황이 자주 있는데, 다른 곳에 메모해 두고 잊어버리기 쉽다. 하지만 노션 AI에 이해관계자 미팅 태스크를 추가해달라고 요청하는 것만으로도 새 목록을 즉시 생성할 수 있다. 이때 노션 AI는 지침과 메모리를 바탕으로 어떤 태스크를 어떤 데이터베이스에 저장해야 하는지, 어떤 속성을 부여해야 하는지 스스로 판단해 반영한다.

리처드 강은 “노션 AI를 사용할수록 개인화된 에이전트는 점점 더 많은 것을 학습한다. 사용자의 말투와 선호도를 반영해 신뢰도가 높아지고 업무 파트너처럼 작동하게 된다”라고 덧붙였다.

‘사용자가 잠든 사이에’ 실제 업무를 수행하는 커스텀 에이전트

프롬프트에 따른 자동화에서 더 나아가 최근 노션은 커스텀 에이전트(Custom Agents)를 도입했다. 사용자가 프롬프트를 직접 입력하지 않아도 트리거나 시간 기반 스케줄에 따라 AI가 자동으로 작업을 수행하는 기능이다. 리처드 강은 “사용자가 자는 동안에도 AI가 알아서 업무를 처리한다”라고 표현했다.

노션 환경팀의 실제 사례도 소개했다. 노션 환경팀은 전 세계 사무실을 운영하며 직원이 질문이나 요청을 올리는 ‘office-ask’ 슬랙 채널을 운영한다. 그런데 시간이 지나면서 여러 문제가 발생했다. 질문에 답변하는 데 소요되는 시간이 매주 10시간에 달했으며, 요청 사항이 슬랙의 스레드에 흩어져 관리가 어려웠다. 또 사무실 관련 정보가 빠르게 변경돼 위키 문서는 금세 낡고 부정확해졌다.

이에 환경팀은 커스텀 에이전트를 통해 ‘스마일러(Smiler)’를 제작했다. 스마일러는 슬랙 채널에 메시지가 올라오면 자동으로 응답하고, 데이터베이스에서 필요한 정보를 찾거나 정보를 최신 상태로 업데이트한다. 직원이 서울 사무실 주소를 물어보면 즉시 응답하고, 주소 정보에 층수를 추가해달라고 요청하면 내부 문서를 자동으로 수정한다. 사용자가 접근 권한을 부여한 정보만 검색하도록 설계돼 있어 엉뚱한 데이터를 가져오거나 허가되지 않은 정보를 크롤링하는 일은 불가능하며, 환경팀은 활동 로그를 통해 스마일러가 언제 어떤 요청에 답변했는지 확인할 수 있다.

슬랙 채널에 공개적으로 올리기 민감한 상황이 생기면 스마일러와 1:1 대화를 통해 문제를 해결하도록 구성했다. 예를 들어 “9층에서 프린터를 부순 것 같은데 어떻게 해야 할까?”라는 질문을 입력하면, 스마일러는 환경팀이 확인할 수 있도록 태스크를 생성하고, 해당 사무실 위치에 맞춰 적절한 담당자에게 티켓을 배정한다. 리처드 강은 “반복적이고 시간이 많이 드는 업무를 대신 수행하기 때문에 조직 전체의 워크플로우가 크게 개선된다”라고 설명했다.

이 밖에도 노션의 마케팅팀은 모든 요청을 한 곳에서 수집·정리하는 인테이크 에이전트를 구축했고, CEO와 CPO는 매일 오전 8시에 각 부서의 주요 프로젝트 진행 상황을 자동으로 요약해 전달받는 에이전트를 만들었다고 한다. 이처럼 직원은 필요에 따라 자신만의 커스텀 에이전트를 만들어 워크플로우를 얼마든지 개선할 수 있다.

리처드 강은 “이런 사례는 에이전트가 워크스페이스에서 실제로 작동할 수 있는 작지만 효과적인 방식을 보여준다. 최신 추론 모델과 함께 AI는 점점 강력해지고 있고, 노션은 이를 바탕으로 새로운 경험을 제공하고 있다. 노션의 목표는 사람들이 바쁘게 일하는 것이 아니라, 의미 있는 일에 집중할 수 있도록 돕는 것”이라고 강조했다.
mia.kim@foundryco.com